ຖ້າເວົ້າເຖິງການຂຽນຈົດຫມາຍ,
ຫລາຍຄົນມັກນຶກເຖິງຄົນລຸ້ນເກົ່າໃນຍຸກທີ່ໂທລະສັບຍັງບໍ່ແຜ່ຫລາຍ ບໍ່ມີອິນເຕີເນັດ ຫລື
ແອັບພິເຄຊັນໃດ ທີ່ສາມາດເຮັດໄດ້ ນອກຈາກໄປສະນີ. ມາຮອດປະຈຸບັນວັດທະນະທຳການຂຽນຈົດຫມາຍດ້ວຍມື
ແມ່ນເກືອບວ່າສູນຫາຍໄປແລ້ວ ຍ້ອນຄວາມລ້າສະໄຫມ ແລະ ບໍ່ທັນການ. ຢ່າງໃດກໍ່ຕາມ
ສິນລະປະໃນການຂຽນຈົດຫມາຍ ກໍ່ຍັງມີປະໂຫຍດຫລາຍໃນການໃຊເພື່ອຕິດຕໍ່ພົວພັນກັນທາງອື່ນ
ເປັນຕົ້ນແມ່ນການຂຽນອີເມລ. ມື້ນີ້ເລີຍຈະມາລົມເລື່ອງການປະຍຸກວິຊາຫັດແຕ່ງເຂົ້າໃນວຽກງານ
ແລະ ການພົວພັນທາງສັງຄົມ. ອາດຈະບໍ່ຫນ້າສົນໃຈປານໃດສໍາລັບຄົນທີ່ຮູ້ແລ້ວ ແລະ
ນໍາໃຊ້ມັນເປັນປະຈຳ ແຕ່ ຂພຈ ກໍາລັງຕັ້ງເປົ້າຫມາຍລົມກັບຄົນລຸ້ນໃຫມ່ ແລະ
ຜູ້ທີ່ຍັງບໍ່ທັນຄຸ້ນເຄີຍກັບການຂຽນທີ່ເປັນພື້ນຖານນີ້.
ການຂຽນຈົດຫມາຍເປັນການສື່ສານຊະນິດຫນຶ່ງ
ເປັນບົດແຕ່ງທີ່ມີຮູບແບບສະເພາະ ເຊິ່ງຄວນໄດ້ລະວັງການໃຊ້ຖ້ອຍຄຳ ມີການເລືອກເຟັ້ນຄຳສັບ
ຢ່າງພິຖີພິຖັນ ຕາມປະເພດຂອງຈົດຫມາຍ. ຈົດຫມາຍ ມີຢູ່ 2 ປະເພດຫລັກໆ ຄື:
1.
ຈົດຫມາຍສ່ວນຕົວ:
ເປັນຈົດຫມາຍ ທີ່ຕິດຕໍ່ລະຫວ່າງບຸກຄົນ, ຫມູ່ເພື່ອນ, ຍາດພີ່ນ້ອງ ແລະ ຄົນຮັກ
ເພື່ອເລົ່າເລື່ອງ ສົ່ງຂ່າວ ຫລື ສະແດງຄວາມເປັນຫ່ວງເປັນໃຍກັນ. ເຊິ່ງຄິດວ່າເຮົາຂຽນໄດ້
ຕາມໃຈ ແລະ ບໍ່ຈຳເປັນຕ້ອງເລືອກສັນຄຳເວົ້າຫຍັງຫລາຍ ເພາະລ້ວນແຕ່ແມ່ນຄົນທີ່ສະນິດ ແລະ
ຮູ້ຈັກກັນດີຢູ່ແລ້ວ.
2.
ຈົດຫມາຍທາງການ: ແມ່ນຈົດຫມາຍຫາຄົນອື່ນ
ອາດເປັນຄົນແປກຫນ້າ ແລະ ບໍ່ຮູ້ຈັກກັນເປັນການສ່ວນຕົວ. ໃນປະຈຸບັນຈົດຫມາຍ ຫລື
ອີເມລທາງການ ຖືກໃຊ້ເຂົ້າມາເປັນຫລັກຖານໃນຫລາຍຢ່າງ, ເປັນຫລັກຖານໃນການໄລ່ຄົນອອກ,
ເຫດຜົນໃນການບໍ່ຮັບເຂົ້າເຮັດວຽກ, ລົ້ມເລີກສັນຍາ ຫລື ປັບໄຫມທາງທຸລະກິດ. ສະນັ້ນ,
ການຂຽນຈົດຫມາຍ ຫລື ອີເມລຈຶ່ງມີຄວາມສຳຄັນໃນການດຳລົງຊີວິດປະຈຳວັນຂອງພວກເຮົາ.
ເຖິງວ່າຈົດຫມາຍທາງການຈະມີ 2 ປະເພດ ຄື:
a.
ຈົດຫມາຍທຸລະກິດ
ແລະ
b.
ຈົດຫມາຍທາງລັດຖະການ
ແຕ່ຈະຂໍລົມສະເພາະເລື່ອງຈົດຫມາຍທຸລະກິດ,
ເພາະວ່າ ທາງລັດຖະບານເອງ ມີແບບຟອມສະເພາະ ແລະ ມີການເຜີຍແຜ່ ແລະ
ຝຶກອົບຮົມເປັນການພາຍໃນຂອງເພີ່ນຢູ່ແລ້ວ.
ໃນອີເມລ,
ອົງປະກອບສໍາຄັນຢ່າງຫນ້ອຍມີ 3 ສ່ວນ: ຄໍາຂຶ້ນຕົ້ນ (ທັກທາຍສະບາຍດີ), ເນື້ອໃນຂອງອີເມລ
ແຈ້ງທີ່ມາຂອງສິ່ງທີ່ຢາກເວົ້າ ແລະ ຈຸດປະສົງລະອຽດວ່າຢາກໄດ້ຫຍັງ ຂຽນມາເພື່ອຫຍັງ, ແລະ
ຄຳລົງທ້າຍ ແລະ ລົງຊື່.
-
ການເລືອກໃຊ້ຄຳເວົ້າ
ກໍ່ເປັນສິ່ງຫນຶ່ງສຳຄັນ, ອີເມລພາສາອັງກິດອາດຈະບໍ່ມີລຳດັບຂັ້ນປານໃດ
ແຕ່ໃນບາງປະເທດເຊັ່ນຍີ່ປຸ່ນ ຫລື ຟລັ່ງ ກໍ່ໄດ້ລະມັດລະວັງແດ່. ໃນບ້ານເຮົາ ບາງຄົນກໍ່
ໃຊ້ຄຳວ່າ ຂ້າພະເຈົ້າ, ນ້ອງ ຫລື ຂ້ອຍ ເຊິ່ງຖືວ່າສຸພາບກວ່າ ກູ ຫລື ເຮົາ ເປັນຕົ້ນ.
-
ເປັນຫຍັງຈຶ່ງວ່າຂຽນອີເມລ
ຕ້ອງເອົາວິຊາຫັດແຕ່ງມາໃຊ້? ເພາະວ່າ ອີເມລ ຍິ່ງສັ້ນກະທັດຮັດເທົ່າໃດ ຍິ່ງດີ,
ນໍ້າຖ້ວມທົ່ງຫລາຍເທົ່າໃດຍິ່ງຫນ້າເບື່ອ ເຮັດໃຫ້ຄົນບໍ່ຢາກອ່ານ.
-
ສ່ຽງຫນ້ອຍຫນຶ່ງ
ຖ້າຕ້ອງຂຽນອີເມລຫາຄົນທີ່ບໍ່ຮູ້ຈັກ ແລະ ບໍ່ຮູ້ຈັກວ່າຄົນຜູ້ນັ້ນແມ່ນເພດຍິງ ຫລື ຊາຍ,
ຂ້າພະເຈົ້າເຄີຍຖືກຮ້ອງເລື້ອຍວ່າ ອ້າຍ, ຍ້ອນຄົນຂຽນບໍ່ຮູ້ວ່າເປັນຜູ້ຍິງ.
ແຕ່ສິ່ງທີ່ຕົນເອງເຮັດເປັນປະຈຳແມ່ນ ບໍ່ໃສ່ຄຳນຳຫນ້າ ເວລາບໍ່ຮູ້ວ່າເຂົາແມ່ນໃຜ,
ແຕ່ຖ້າມີເວລາແດ່ຈະເຂົ້າໄປ google ແລະ
ຊອກຫາເຂົ້າເຈົ້າ ເພື່ອຄວາມແນ່ໃຈກ່ອນວ່າເປັນໃຜ ອາຍຸຊໍ່າໃດ.
-
ການສະກົດຊື່
ກໍ່ສຳຄັນຫລາຍ ຄົນທີ່ຮັບ ຈ.ຫມ ໃຜໆກໍ່ຈະດີໃຈເວລາມີຄົນຮ້ອງ ແລະ ຂຽນຊື່ຕົນເອງຖືກຕ້ອງ.
-
ການໃສ່ຫົວຂໍ້ອີເມລ,
ອັນນີ້ ຍິ່ງສຳຄັນ. ບາງຄົນສົ່ງອີເມລຫາ ແຕ່ຊື່ຫົວຂໍ້ບໍ່ມີ ບໍ່ຮູ້ວ່າ subject ເລື່ອງຫຍັງ,
ບາງຄົນເນື້ອໃນບໍ່ມີຫຍັງ ແຕ່ໄປຢູ່ໃນຫົວຂໍ້ (subject) ຈົນຫມົດ.
-
ເວລາສົ່ງອີເມລຫາຫລາຍຄົນພ້ອມກັນ,
ການລຽງລຳດັບອີເມລຂອງຄົນກໍ່ສຳຄັນ. ຄົນຮັບບາງຄົນແຄຣຫລາຍເລື່ອງນີ້. ອີເມລຂອງ ຄົນເປັນຫົວຫນ້າ
ຫລື ຜູ້ທີ່ຄົນຕອບອີເມລ ຄວນມາກ່ອນ ແລະ ຄົນທີ່ຈະຕ້ອງໄດ້ຮັບຮູ້ຊື່ໆ ຄວນຢູ່ໃນພາກ CC, ແລະ ໃນເວລາທີ່ເຮົາຢາກປິດລັບທີ່ຢູ່ຜູ້ຮັບ
ບໍ່ໃຫ້ທຸກຄົນຮູ້ວ່າສົ່ງໃຫ້ໃຜແດ່ ເຮົາຄວນສົ່ງຫາໂຕເອງ ແລະ ເອົາທີ່ຢູ່ຜູ້ຮັບທັງຫມົດໄວ້ຢູ່
BCC.
-
ການຂຽນຈົດຫມາຍ
ສຳຄັນຫລາຍໃນປະເທດຍີ່ປຸ່ນ, ປື້ມຫົວຫນຶ່ງບອກໄວ້ວ່າ: ຄຳເວົ້າທີ່ເຮົາຂຽນໃນອີເມລ
ຈະແຂງກະດ້າງກວ່າ ສິ່ງທີ່ເຮົາຢາກສະແດງອອກຫລາຍເທົ່າ, ສະນັ້ນ ມີການແນະນຳວ່າ
ຄວນເພີ່ມຄຳເວົ້າ ຫລື ໂຕກະຕຸນ ຫລື ອື່ນໆ ( ^^, ^0^, J )ເຂົ້າໄປ
ເພື່ອເຮັດໃຫ້ມັນອ່ອນໂຍນລົງ. ການລົງທ້າຍ
ອີເມລກໍ່ເຊັ່ນດຽວກັນ: ໃນຍິ່ປຸ່ນຍັງນິຍົມກັນຢູ່ ແມ່ນການເອົາເລື່ອງລະດູການ
ເຂົ້າມາກ່ຽວຂ້ອງ ເພື່ອສົ່ງຂ່າວ ແລະ ບອກເຖິງຄວາມເປັນຫ່ວງເປັນໄຍຕໍ່ເພື່ອນຮ່ວມງານ
ເຊັ່ນ: ລະດູຮ້ອນນີ້ອາກາດຮ້ອນຫລາຍດື່ມນໍ້າຫລາຍໆເດີ້.
ບົດຄວາມນີ້ຂຽນຂຶ້ນ ເພື່ອເປັນຄວາມຮູ້ ແລະ ແລກປ່ຽນທາງດ້ານວິຊາການ, ກະລຸນາເຄົາລົບສິດທິທາງປັນຍາ ແລະ ໃຫ້ຄວາມເຫັນຢ່າງສ້າງສັນດ້ວຍ
